por W H Inmon, Forest Rim Technology

La Construcción de Infraestructura Proactiva contra Litigios

 

Considere lo que le sucede a una corporación cuando recibe una queja legal: una demanda. La corporación en este caso entra en una búsqueda de información de alta prioridad.

 

¿Quién presentó la demanda? ¿Qué legitimidad hay en ella? ¿Qué dinero cambió de manos? ¿Qué expectativas no se cumplieron? ¿Qué otra información relacionada hay?

La búsqueda de información sobre la queja siempre es la máxima prioridad. Y las demandas tienen una manera de encontrar su camino al nivel de la junta de la corporación. Una vez que la corporación se da cuenta de la demanda, la búsqueda de información relevante va casi a cualquier lugar. En archivos corporativos, en computadoras personales, en memos, en artículos periodísticos, en cartas…

En resumen, cuando una demanda llega a la puerta principal de una corporación, esta entra en un modo reactivo de alta prioridad. En un “sudor frío”, por así decirlo.

¿Y qué pasa cuando llegan varias demandas? El modo reactivo puede convertirse en pánico en toda regla.

¿Qué tan realista es este escenario? La verdad es que es muy realista. Y para algunas corporaciones es una forma de vida que siempre es dolorosa y requiere mucho tiempo.

Pero, ¿tiene que repetirse este escenario siempre? ¿Hay alguna manera de que la corporación se ponga en un modo proactivo cuando se trata de responder a las quejas?

Un modo proactivo

Las ventajas de que una corporación esté en un modo proactivo para responder a las demandas son muchas. Si una corporación pudiera ponerse en un modo proactivo cada nueva demanda podría ser tratada de una manera tranquila y fáctica. El tiempo consumido y la angustia asociada con estar en estado reactivo podrían aliviarse en gran medida. Y con el tiempo, el número de demandas, especialmente las demandas frívolas o especulativas, disminuiría.

Entonces, ¿es posible que una corporación se ponga en un estado proactivo, cuando se trata de lidiar con posibles demandas? La respuesta es sí, por primera vez las corporaciones pueden estar en un estado de preparación.

Algunos avances

Entonces, ¿por qué es que hoy en día las corporaciones pueden permitirse el lujo de construir una infraestructura que las coloque en un estado proactivo? Hay dos grandes avances tecnológicos que permiten la construcción de una infraestructura con el fin de convertirse en litigante “proactivo”. Esos dos nuevos avances son:

  • La capacidad de capturar y gestionar grandes cantidades de datos de una manera rentable (es decir, big data), y
  • Desambiguación textual, tecnología que permite leer y organizar texto para que el texto sin formato pueda ser analizado de manera eficiente y precisa.

La infraestructura

Entonces, ¿cómo crearía una organización una infraestructura que permita a una corporación ser proactiva en la preparación para litigios? Aquí hay algunos pensamientos:

1) La corporación selecciona tantos datos como es probable que sea necesario en la defensa de una demanda legal. Hay tres clases básicas de datos que deben capturarse: datos de transacciones, datos de interacción y otros datos varios. A partir de estas clases básicas de datos, los valores individuales que deben ser capturados y examinados incluyen detalles de transacciones, registros de conversaciones, registros de notas y cartas, contratos, reclamos, llamadas telefónicas, correos electrónicos, tuits, otros mensajes, órdenes de arresto, registros de seguros y así sucesivamente. Incluso los artículos de periódicos relevantes u otras fuentes públicas de información se convierten en candidatos para su almacenamiento en el cuerpo de conocimientos.

¿Y cómo sabe una corporación antes del hecho qué información almacenar en su cuerpo de conocimiento? La respuesta es que la corporación no sabe qué información almacenar. Simplemente almacena toda la información potencialmente relevante.

La corporación crea la base de datos en forma de “cuerpo en bruto de conocimiento”.

2) Después de almacenar el cuerpo en bruto de conocimiento en la base de datos, la organización utiliza la desambiguación textual para leerlo e indexar esa información. Los índices se crean mediante la desambiguación textual y pueden ser en muchos aspectos diferentes de los datos que se encuentran en el cuerpo en bruto del conocimiento. Algunas de las diferentes formas en que se indexa incluye:

  • Datos
  • Partes involucradas
  • Identificación de transacción
  • Importe monetario
  • Artículos o productos involucrados
  • Tipo de transacción
  • Descripciones
  • Cualquier otro parámetro que pueda ser útil en la búsqueda y clasificación de datos involucrados en una disputa.

Una vez creados los índices, en cualquier momento si hay una necesidad de volver del índice a los datos sin procesar se puede realizar dicha transición.

En el diseño clásico de la base de datos el desarrollador una vez trató de anticipar los requisitos y dar forma a los datos de acuerdo con las necesidades de los requisitos. En este caso no hay ningún intento de dar forma a los datos en bruto porque se supone que los requisitos no se pueden conocer de antemano. En su lugar, el enfoque consiste en capturar tantos datos como se puedan indexar a partir de los datos sin procesar y permitir que el analista/abogado que aborda la demanda cree consultas que seleccionen los datos adecuados. En otras palabras, los requisitos para cualquier demanda dada pueden ser personalizados en el momento del análisis de la demanda, y no antes.

Las necesidades de una demanda dada son impredecibles. Por lo tanto, cualquier preescalado o diseño de los datos en bruto no está justificado o incluso no es deseable. En su lugar, la construcción de los índices necesarios para el analista/abogado se realiza caso por caso, ya que se supone que cada caso será diferente entre sí.

Mediante la creación de un cuerpo proactivo de datos en bruto y sus índices asociados, la corporación está ahora en una posición de convertirse en muy proactiva en la resolución de las quejas presentadas contra la corporación.

La infraestructura preventiva

Una variación de una organización que se vuelve proactiva en la gestión de demandas legales es la práctica de evitar que las demandas ocurran en primer lugar. Un buen sitio para comenzar son los correos electrónicos u otras comunicaciones corporativas. Se supervisan las comunicaciones internas y externas.

La organización busca cosas tales como transgresiones de la discriminación sexual, discriminación por edad, discriminación racial, etc. Mediante el monitoreo proactivo de las comunicaciones corporativas, si incluso existe la posibilidad de que se emita una queja, la corporación puede encontrar y abordar el problema antes de que se convierta en una demanda legal.


Forest Rim Technology fue formada por Bill Inmon con el fin de proporcionar tecnología para cerrar la brecha entre los datos estructurados y no estructurados. El Forest Rim Technology se encuentra en Castle Rock, Colorado.