por W H Inmon, Forest Rim Technology

 

Podría decirse que los contratos son la propiedad más importante de una corporación. Son los contratos los que definen las obligaciones de la corporación con otras corporaciones. Son los contratos los que definen las obligaciones de otras corporaciones con la corporación.

Son los contratos los que definen fechas, términos, tarifas, garantías y otras condiciones comerciales. Además, si no se cumplen las condiciones definidas en el contrato, existen consecuencias jurídicas.

Por lo tanto, los contratos están en la parte superior o cerca de la parte superior de cualquier lista que defina la información que es importante para la corporación. A su manera, los contratos son más importantes que cualquier otra cosa.

Un ejecutivo examina los contratos

Pregúntele a un ejecutivo qué hay realmente en sus contratos corporativos, y la verdad es que no podrá decirle lo que ahí, ya que realmente desconoce el contenido de los contratos.

Si se trata de un contrato, un ejecutivo puede encontrarlo, hacer que un abogado lo mire y luego entender ese único contrato, pero cuando se trata de observar los contratos colectivamente, eso es una cuestión totalmente diferente.

Ciertamente los ejecutivos tienen una idea general de lo que está en los contratos, pero cuando se trata de precisión, en el mejor de los casos conocen las pautas y políticas que han dado forma a los muchos contratos corporativos. En realidad saber colectivamente lo que hay en los contratos corporativos es algo muy distinto.

Entonces, ¿por qué si los contratos son tan importantes los ejecutivos no saben exacta y de forma precisa lo que hay en ellos? Hay al menos dos razones por las que el contenido de los contratos es difícil de retener:

  • Hay muchos contratos. No es como si hubiera diez o veinte contratos. En las corporaciones modernas hay literalmente miles de contratos.
  • Los contratos están escritos en texto, y el texto desafía cualquier intento de cuantificar y organizar la información envuelta en texto. Los sistemas de gestión de bases de datos computarizados se diseñaron para datos repetibles, como las transacciones que podrían ocurrir en un banco que realiza el procesamiento de cajeros automáticos o en aerolíneas, realizando el procesamiento de reservas. En los bancos y las aerolíneas la misma actividad se produce una y otra vez. Todo lo que cambia son los datos reales asociados a la transacción. Pero el texto no tiene la característica de ser altamente repetible, de hecho, el texto de los contratos es altamente no repetible.

Por estas razones y más, el texto de los contratos corporativos colectivos ha evadido los intentos serios de automatización.

Hasta ahora. Hoy en día existe la tecnología de Forest Rim Technologies (patente en curso) que permite capturar texto, automatizarlo en una base de datos y analizarlo de manera significativa. Y parte del texto más importante es el que se encuentra en los contratos.

Un índice de palabras clave

Un enfoque consiste en crear un índice de palabras clave para los contratos. El problema es que estos cubren mucho terreno, aunque no todo el terreno que cubre el contrato. Y es esta información detallada que cae entre las grietas la que por desgracia a menudo se necesita. La indexación de palabras clave obtiene una parte de la organización en el camino a la administración de contratos, pero no hasta el final. Y, desafortunadamente, muchos gerentes y abogados necesitan toda la información impresa, que no se encuentra en los índices de palabras clave. Lo que se necesita es una manera de analizar TODA la información detallada que se encuentra en un contrato.

El contrato estándar

Otro enfoque que algunas organizaciones han intentado es crear los que se denominan “contratos estándar”. La teoría detrás del contrato estándar es que todos los negocios se pueden llevar a cabo desde esencialmente el mismo contrato. Una vez que los contratos han sido estandarizados, los parámetros comunes pueden ser arrancados del contrato y este puede ser tratado de la misma manera con que los bancos trabajan la información encontrada en retiros, depósitos o pagos de préstamos.

La figura 1 muestra que la realidad de los contratos estándar es que si bien puede haber muchos contratos que son muy similares, realmente no existe tal cosa como un contrato estándar.

La realidad es que cuando nos fijamos en los contratos corporativos, hay muchos contratos que no cumplen con el “estándar”.

El mito del contrato estándar

Resulta que hay muy buenas razones para el mito del contrato estándar y la realidad del contrato no estándar. Una de esas razones es que la necesidad corporativa de contratos cambia con el tiempo.

La figura 2 muestra los cambios a lo largo del tiempo.

El día 1 la corporación comienza con un contrato estándar perfectamente bueno. El contrato estándar sirve bien a la corporación por un tiempo. Pero un día el negocio de la corporación cambia. Hay nuevos productos. Hay un nuevo embalaje de un producto más antiguo. Hay nuevas condiciones de mercado. En una palabra, es bastante predecible que con el tiempo las condiciones del negocio cambien. Y, a medida que cambian esas condiciones de negocio, la empresa necesita un nuevo “contrato estándar”.

No hay nada terriblemente difícil con la creación de un nuevo “contrato estándar” corporativo. El problema es que ahora hay dos contratos estándar. ¿La corporación vuelve a los antiguos clientes y proveedores y renegocia un nuevo contrato? En la mayoría de las circunstancias, es impensable anular y recrear un nuevo contrato estándar a partir de uno antiguo. En su lugar, la corporación aprende a vivir con dos contratos estándar.

Sin embargo, el tiempo pasa y las condiciones del negocio cambian una vez más. Ahora la corporación termina con tres contratos estándar. Y así va. Con el tiempo puede haber cualquier número de contratos estándar.

Otra razón por la que las corporaciones no tengan contratos estándar es que tienden a fusionarse o hacer adquisiciones. Puede ser cierto que las corporaciones comienzan con contratos estándar, pero un día adquieren una nueva compañía y se despiertan descubriendo que acaban de heredar un nuevo conjunto de contratos, que sin duda, son muy diferentes de los ya existentes.

La figura 3 muestra que las corporaciones se fusionan o adquieren constantemente otras empresas.

Pero tal vez la causa más común de la falta de estandarización de los contratos es que los clientes y proveedores no tienen los mismos requisitos empresariales. Un cliente necesita una nueva cláusula aquí. Otro cliente necesita una tarifa especial allí. Sin embargo, otro cliente necesita un apéndice diferente.

En caso tras caso, muchos clientes tienen necesidades comerciales que simplemente no están cubiertas adecuadamente por un contrato estándar. El resultado es que puede haber una gran cantidad de contratos estándar “casi pero no del todo”.

La figura 4 muestra esta ocurrencia muy normal.

Simplemente, es cierto que un negocio saludable y en crecimiento está en constante cambio. Las condiciones del mercado cambian. Las condiciones económicas cambian. Las condiciones globales cambian. Hay cambios en la competencia. Las oportunidades cambian. Y los contratos nunca se detienen, por mucho que el negocio lo desee.

La figura 5 ilustra que el cambio es un signo de salud en un negocio.

Y, a medida que el negocio cambia, las necesidades contractuales del negocio también cambian.

Por lo tanto, es absolutamente normal que la corporación termine con muchos contratos con poca o ninguna estandarización real. 

Profundizar en los contratos

Entonces, ¿qué sucede si hay una necesidad empresarial de profundizar en estos contratos? Puede haber muchas razones por las sea necesario profundizar en los contratos. Algunas podrían ser:

  • Descubrimiento – preparación para una demanda.
  • Negociación de un nuevo contrato.
  • Preparación para una fusión o adquisición.
  • Determinar el impacto potencial de un cambio en el negocio, y así sucesivamente.

Dado que hay necesidades muy legítimas de examinar ocasionalmente en los contratos, y dado que hay muchos contratos con muy poca normalización real, una pregunta interesante es: ¿cuántos contratos puede manejar un abogado a la vez? Esto, por supuesto, depende del tamaño y la complejidad de los contratos en cuestión, pero es justo decir que un buen abogado corporativo puede manejar tal vez diez contratos a la vez.

La figura 6 muestra a un abogado que revisa los detalles de un contrato.

El número de contratos que un abogado puede manejar a la vez es una verdadera limitación cuando puede haber miles de contratos. O incluso decenas de miles de contratos. Esta propuesta es un verdadero obstáculo para la toma de decisiones de manera informada.

Buscando una mejor manera

Tiene que haber una mejor manera de gestionar la información en los contratos. La alternativa natural es gestionar la información contractual colocándola en un ordenador en un sistema estándar de gestión de bases de datos. Este cambio en la gestión de contratos es posible con el producto Textual ETL de Forest Rim Technology.

Hay muchas ventajas para automatizar el texto que se encuentra en un contrato y colocarlo en una base de datos. Algunas de esas ventajas son:

  • Una vez automatizado, el análisis es muy rápido.
  • Una vez automatizado, el análisis es muy preciso.
  • Una vez automatizado, el análisis es muy flexible.
  • Una vez automatizada, la base de datos se puede almacenar durante un largo período de tiempo y luego reutilizarse sin mayores complicaciones.
  • Una vez automatizada, la base de datos se puede combinar con otros datos para producir la base para un análisis muy sofisticado.
  • Una vez automatizados, los resultados se pueden volver a comprobar sin esfuerzo.
  • Una vez automatizados, muchos contratos pueden ser analizados a la vez, no solo dos o tres.
  • Una vez automatizada, la base de datos se puede almacenar en una pequeña cantidad de espacio, etc.

A continuación, hay algunas muy buenas razones para automatizar el texto que se encuentra en un contrato en una base de datos estándar.

La figura 8 muestra las posibilidades de análisis que se abren automatizando el texto de un contrato.

Para hacer un trabajo eficaz de automatización del texto del contrato en una base de datos, es necesario:

  • Reconocer que hay diferentes tipos de datos en un contrato.
  • Reconocer que se necesitan algunos tipos especializados de procesamiento textual.

Simplemente lanzar texto de un contrato a una base de datos no es eficaz ni útil. En su lugar, es necesario un tipo especializado de procesamiento textual. Este procesamiento textual especializado se denomina genéricamente Textual ETL, y ha sido patentado (en curso) por Forest Rim Technology (para obtener más información sobre Textual ETL, véase el libro TAPPING INTO UNSTRUCTURED DATA, Prentice Hail, 2007 o el libro BUILDING THE UNSTRUCTURED DATA WAREHOUSE, Technics Publications, 2011).

Dos tipos de tablas

El resultado del sofisticado manejo del texto en preparación para el traspaso del texto de un documento a una base de datos es la creación de dos tipos de tablas en una base de datos.

La figura 9 muestra estas dos tablas.

Un tipo de tabla que se genera se puede llamar la tabla de variables de documento. Esta se genera pasando por el proceso conocido como fracturación de documentos. La tabla de variables de documentos se produce leyendo el texto del documento y eliminando todas las palabras extrañas (“palabras vacías” como “a”, “un”, “y”, “el”, “fue”, “es”, etc.). Con esto, se realiza otro procesamiento de Textual ETL. El resultado neto del procesamiento por el software es que todas las palabras importantes y relevantes para el contrato se capturan aquí.

La segunda tabla que se crea es la de las variables “con nombre”. Una variable con nombre es aquella que se reconoce mirando el texto en el contrato e identificando una de las variables con nombre. Por ejemplo, el contrato puede contener el texto “fecha del contrato”. El software sabe que lo que sigue a la “fecha de contrato” será la aparición de la variable. El resultado es que el software sabe que la “fecha del contrato” es una variable importante y que los datos reales del contrato son “15 de mayo de 2007”. El software puede buscar muchas variables en la creación de la tabla de variables con nombre. Las variables con nombre típicas pueden ser:

  • Fecha del contrato
  • Arrendador
  • Arrendatario
  • Tipo de contrato
  • Ubicación
  • Término
  • Tasa
  • Condición, y así sucesivamente

La figura 10 muestra la creación de la tabla de variables con nombre para los contratos que se están procesando.

La figura 11 muestra la creación de la tabla de variables de documento para los contratos que se están procesando.

Aunque tanto las variables con nombre como las tablas de variables de documento son útiles e importantes, el valor real de las tablas es que se pueden unir significativamente. La figura 12 muestra que ambas tablas comparten un identificador común.

Una vez que las dos tablas se pueden unir, los diferentes tipos de información se pueden acceder y analizar con frecuencia. Tenga en cuenta que si solo se procesan contratos estándar, habrá una similitud de datos, pero si se procesan contratos no estandarizados, este tipo de texto también se combina fácilmente en la base de datos (para una explicación más profunda de cómo se cierra la brecha entre el texto estándar y el texto no estándar, véase el procesamiento de categorías externas en TAPPING INTO UNSTRUCTURED DATA, Prentice Hall, 2007 o el libro BUILDING THE UNSTRUCTURED DATA WAREHOUSE, Technics Publications, 2011). Mediante el uso de Textual ETL, tanto los contratos estandarizados como los contratos no estandarizados se pueden mezclar en la misma base de datos sin ningún problema. Ahora el análisis del texto se puede hacer independientemente de si el contrato está estandarizado o no estandarizado.

La cuestión de la normalización de los contratos desaparece a la luz de Textual ETL.

Procesamiento eficiente de consultas

Y pasan otras cosas muy bonitas. Las consultas se pueden ejecutar muy rápidamente. Las consultas son precisas hasta el más mínimo grado. Los datos se almacenan en espacios pequeños. Los resultados de una consulta se pueden volver a comprobar, etc.

Las ventajas de automatizar datos textuales de un contrato en una base de datos son simplemente incuestionables.

Las consultas se pueden realizar en una sola tabla que representa datos de varios contratos. Por ejemplo, cuando se realiza una consulta en la tabla de variables con nombre que contiene información de muchos contratos, el analista podría preguntar:

  • ¿En cuántos contratos es el arrendador de HSQ Corporation?
  • ¿Qué contratos expiran en 2009 que son de más de 2.000 hectáreas?
  • ¿Hay más de 5 contratos por más de USD 100.000 cuya fecha de contrato sea previa al 2010?

Los tipos de consultas que van en la tabla de variables con nombre son los que hacen referencia precisamente a las variables con nombre.

Pero las consultas se pueden ejecutar en variables de documento, así como se ven en la figura 15.

Los tipos de consultas que se ejecutan en variables de documento pueden ser:

  • ¿Cuántos contratos hay para hidrocarburos?
  • ¿Hay algún contrato que afecte a la capa cámbrica y a la profundidad del pozo de 6.500 metros donde se agrupan los pozos?

La diferencia entre una consulta que va en contra de una tabla de variables con nombre y una tabla de variables de documento es que la consulta de la tabla de variables de documento no hace referencia a variables con nombre, solo hace referencia a otro texto.

Pero el poder real del procesamiento analítico frente a las bases de datos creadas a partir del texto es que los dos tipos de tabla se pueden unir. Hay un identificador común con el que ambas tablas se relacionan. Mediante el uso de este identificador de contrato común como punto de referencia, se puede acceder a los datos de variables con nombre y a los datos de variables de documento juntos. Esto le da al analista una gran libertad para analizar qué tipos de contratos hay: estandarizados o no estandarizados.

Pero también hay otras posibilidades. No solo se pueden combinar datos variables con nombre y datos de variables de documento, sino que también se pueden agregar otros datos. Por ejemplo, es posible añadir datos financieros a los datos de contrato. Al hacerlo, se puede obtener un tipo de perspectiva completamente nueva y diferente.

Entonces, hay un mundo de posibilidades que se abren cuando los datos textuales pueden ser automatizados. Las ventajas de la automatización son simplemente tremendas.

Se puede crear un panel a partir de los datos que se encuentran en los contratos.


Forest Rim Technology fue formada por Bill Inmon con el fin de proporcionar tecnología para cerrar la brecha entre los datos estructurados y no estructurados. Se encuentra en Castle Rock, Colorado.